7 dicas para tornar as reuniões online mais eficazes

 In Comunicação, Destaque, Empreendedorismo, Inovação, Tecnologia

Segundo as teorias atuais da Lean Startup e SCRUM, é importante fazer reuniões mas estas devem ser controladas em termos de tempo e ter um objetivo claro. Fazer longas viagens para estar presente numa reunião não é eficaz. Além dos custos de transporte, existem os não menos importantes custos do tempo gasto em deslocações – que a não ser nos casos de condutores profissionais, dificilmente será a melhor utilização dos recursos humanos.

Claro que há profissões que ainda se baseiam no contacto direto e que um contacto direto presencial com o cliente é extremamente importante para criar laços e conhecer melhor a pessoa com que estamos a trabalhar.

Contudo, se a reunião online for preparada convenientemente, principalmente para as empresas com colaboradores em diferentes localizações, torna-se mais eficientes do que as reuniões presenciais.

Torne as suas reuniões online uma experiência de equipa produtiva a partir de qualquer local.

Se a sua empresa trabalha com equipas a um nível internacional, saber organizar e participar em apresentações online tornou-se uma mais-valia importante.

Dicas para otimizar as reuniões online:

1) Em primeiro lugar, é importante saber trabalhar com a plataforma que vai usar. Podemos começar pelas mais simples e usuais, como o Skype e o Hangout. Teste as ferramentas com colegas antes de começar a fazer reuniões online, para se familiarizar.

2) Defina o assunto e os tópicos de discussão e comunique-os aos participantes. Além de informar, está a dar oportunidade aos participantes para se prepararem. É sempre uma boa opção organizar uma agenda e partilhá-la com todos os envolvidos antes da reunião.

3) Envie o convite da reunião antecipadamente. A maioria das ferramentas já permitem aos utilizadores enviar um convite para a reunião através da integração do serviço de e-mail. É igualmente importante comunicar o tempo esperado do encontro e o modo como podem aceder à reunião. Por exemplo, o TeamViewer cria links de acesso que são uma forma fácil e eficaz de entrar na conversa.

4) Prepare o material necessário com antecedência. As reuniões online tornam-se mais produtivas quando existem elementos visuais para envolver a audiência e manter o interesse pelos temas abordados. Além das tradicionais apresentações em PowerPoint, pode partilhar links que podem ser novos artigos, imagens ou vídeos. Quanto maior a criatividade, mais interessante a reunião se torna.

5) Considere utilizar ferramentas interativas como pesquisas ou questionários. As reuniões onde só um participante intervém tornam-se pouco eficientes e interessantes. Para promover a participação de todos os envolvidos, promova pequenos questionários e reserve algum tempo para discussão dos assuntos abordados.

6) Faça um follow-up da reunião. Enviar um resumo dos tópicos principais discutidos aos intervenientes permite garantir que todas as tarefas ficam clarificadas e atribuídas a alguém. Para além dos temas discutidos, faça também referência aos pontos importantes a debater na próxima reunião. O TeamViewer ou o Webex já permitem, na sua versão gratuita, a gravação da reunião. Se justificável, pode enviá-la aos participantes ou a eventuais pessoas que possam contribuir para o tema.

7) Integre todas as informações num CRM (para o caso de reuniões com clientes) ou numa plataforma de gestão de projetos, para melhor avaliar a produtividade das suas reuniões e se a duração é a mais adequada.

Ferramentas para reuniões online:

Existem várias ferramentas online, umas gratuitas e outras pagas, cada qual com as suas funcionalidades, como Skype, Hangout, Teamviewer, Webex, GotoMeeting, Anymeeting, Fuze, etc.

Uma reunião online não é assim tão diferente de uma reunião presencial. O essencial é conhecer as ferramentas nas quais planeia trabalhar e delinear cuidadosamente todos os temas a abordar, não esquecendo que todos os indivíduos devem ter espaço para participar.

Resumindo e concluindo, apesar de existirem situações em que a reunião presencial é extremanente importante no fortalecimento do relacionamento com o cliente, na maior parte dos casos não é. Evite longas filas de trânsito e o stress da deslocação, inimigos do ambiente e da sua carteira. Aposte nas reuniões online que, quando bem preparadas podem reduzir até 50% o tempo das mesmas.

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